Журнал учета выданных доверенностей (форма М-3)

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки в их получении. При использовании доверенностей по форме М-2 журнал не ведётся.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Посмотреть как работает Класс365

Вход в демо-версию

Как правильно заполнить журнал выданных доверенностей

Журнал учета выданных доверенностей хранится у сотрудника организации, который отвечает за регистрацию доверенностей. Журнал имеет следующие графы:

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

Журнал (книга) учета выданных доверенностей на получение (ТМЦ) товарно-материальных ценностей

Посмотреть образец бланка Скачать бланк

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей выдаются должностным лицам организации. Если используется унифицированная форма № М-2, то отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему ТМЦ, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии организации. Доверенности по форме № М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу (журнал).

Правила заполнения журнала (книги) учета выданных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

На основании действующей Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности организации обязаны вести журнал (книгу) учета выданных доверенностей (см. Приложение 1, 2).

Доверенности по форме № М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, образуя книгу. В п.6 Инструкции отмечено, что в книге доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, все листы должны быть пронумерованы. На последнем листе книги за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись «В настоящей книге пронумеровано ________ листов». Количество листов указывается прописью.

Предприятия, организации и учреждения, у которых получение ТМЦ по доверенностям носит массовый характер, регистрируют доверенности в заранее пронумерованном и прошитом журнале «Учет выданных доверенностей» (см. Приложение 2.).

При выписке доверенностей следует обратить внимание, что перечень получаемых товарно-материальных ценностей, который предусмотрен на оборотной стороне доверенности, заполняется только в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не записаны наименования и количества ценностей, которые должны получить.

Если же в указанных документах приводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Не допускается выдача доверенностей . которые полностью или частично не заполненны или без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны.

Графы для заполнения Журнала учета выданных доверенностей :

Все графы журнала заполняются в простой последовательности. Стоит обратить внимание на графу 8: на основании п. 7 Инструкции, которая предписывает лицам, на которых выписана доверенности, не позднее следующего дня после получения ТМЦ (полностью или частично), представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче этих ТМЦ на склад или соответствующему материально ответственному лицу.

Это могут быть отгрузочные документы, выданные поставщиком, а также приходные документы, выписанные работником склада. Если доверенности по какой-либо причине были не использованы, то они должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возврате неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книги доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные доверенности, которые не были использованы, погашаются надписью «не использована» и должны хранится до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию.

По окончании года такие доверенности уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт. Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Примерные образцы некоторых видов доверенностей

Общая (генеральная) доверенность на управление и распоряжение имуществом

Доверенность 182

Город Екатеринбург, Свердловская область, Российская Федерация=

Тридцатого марта две тысячи второго года

Я, Конюхова Марина Александровна, 17.01.1958 года рождения, проживающая в г. Екатеринбурге, по ул. Ленина, в доме N 18, кв. 91 (паспорт серии III-АИ, N 605849, выдан ОВД Чкаловского РИК г. Свердловска 20.02.74),

настоящей доверенностью уполномочиваю Березина Максима Львовича, 23.02.1972 года рождения, проживающего в г. Екатеринбурге, по ул. Шмидта, в доме N 44, кв. 32 (паспорт серии XXXII-АИ, N 834115, выдан ОВД Октябрьского района г. Екатеринбурга 22.11.96),

управлять и распоряжаться всем принадлежащим мне имуществом, в чем бы оно ни заключалось и где бы оно ни находилось, предоставляю ему право заключать все разрешенные законом сделки, в том числе с недвижимым имуществом, в частности: продавать, покупать, принимать в дар, обменивать, сдавать в аренду, закладывать и принимать в залог, определяя все условия сделок по его усмотрению производить расчеты по заключенным сделкам регистрировать их в предусмотренных законом случаях в компетентных органах и получать соответствующие свидетельства о регистрации принимать наследство с правом получения наследственного имущества и отказываться от наследства получать где бы то ни было причитающееся мне имущество, деньги, ценные бумаги и любые документы по всем основаниям от всех юридических и физических лиц распоряжаться счетами в любых банках с правом открытия и закрытия счетов вносить и=получать любую почтовую, телеграфную и иную корреспонденцию, в том числе денежную и посылочную вести мои дела во всех административных и судебных учреждениях со всеми правами, предоставленными законом истцу, ответчику, третьему лицу, в том числе с правом полного или частичного отказа от исковых требований, признания или изменения исковых требований, заключения мировых соглашений на условиях по его усмотрению, получения копий решений суда, обжалования решений, определений и постановлений суда, получения исполнительных документов и предъявления их ко взысканию, а также получения присужденного имущества или денег

уполномочиваю его также управлять и распоряжаться принадлежащей мне автомашиной марки LВАЗ-2109¦, 1995 года выпуска, государственный номерной знак М 09-76 СВ, цвет черный, двигатель N 31287, кузов N 31289, свидетельство о регистрации транспортного средства АСВ N 267543, выдано ГАИ Чкаловского района г. Екатеринбурга 12.10.97, состоящей на учете в ГАИ Ленинского района г. Екатеринбурга, следить за ее техническим состоянием, быть моим представителем в органах ГИБДД, проходить технический осмотр, производить замену номерных агрегатов, получать дубликаты регистрационных документов и знаков, а также настоящей доверенности в случае их утраты, снимать автомобиль с учета и ставить его на учет в ГИБДД=

в этих целях предоставляю ему право получать справки и иные документы, подавать различные заявления, за меня расписываться и выполнять все прочие действия, связанные с выполнением настоящих поручений-

Доверенность выдана сроком на три года без права передоверия полномочий другим лицам-

Подпись:

Доверенность на продажу квартиры на условиях по усмотрению поверенного

Доверенность=

Город Екатеринбург, Свердловская область, Российская Федерация

Тридцатого марта две тысячи второго года

Я, Соколовская Алла Анатольевна, 17.01.1958 года рождения, проживающая в г. Екатеринбурге, по ул. Ленина, в доме N 18, кв. 91 (паспорт серии III-АИ, N 605849, выдан ОВД Чкаловского РИК г. Свердловска 20.02.74),=

настоящей доверенностью уполномочиваю Андреева Валентина Николаевича, 23.02.1971 года рождения, проживающего в г. Екатеринбурге, по ул. Шмидта, в доме N 44, кв. 32 (паспорт серии XXXII-АИ, N 834115, выдан ОВД Октябрьского района г. Екатеринбурга 22.11.96),=

продать за цену и на условиях по его усмотрению принадлежащую мне квартиру, находящуюся по адресу: г. Серов Свердловской области, ул. Ленина, дом N 18, кв.11, для чего предоставляю ему право собирать от моего имени необходимые справки, удостоверения и иные документы и их дубликаты, подписать договор купли-продажи квартиры, получить причитающиеся мне деньги, зарегистрировать договор в органах государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, за меня расписываться, а также выполнять все иные действия, связанные с настоящим поручением-

Доверенность выдана сроком на один год.

Подпись:

Доверенность на продажу квартиры на условиях доверителя

Специфика заполнения и учёта доверенностей на получение ТМЦ

Для каждого предприятия источником поступления товаров, а также материальных ценностей является их приобретение у поставщиков на основании заключённых договоров и актов. Исполнение обязательств по ним - это передача товара поверенному и переход права собственности.

Учитывая это, предприятие не может выполнить указанные действия, в связи, с чем уполномочивает на это физическое лицо. Данным фактом удостоверения предоставленных прав от предприятия может стать доверенность на получение ТМЦ.

Основные понятия

Виды доверенности и отличия между ними

Доверенность – документ, подтверждающий права и обязанности сторон, который выдаётся одним лицом другому для его законного представительства перед третьими лицами.

Соответственно, доверенность на получение ТМЦ – это документ, оформленный и выдаваемый предприятием на своего сотрудника, или другого доверенного лица, предоставляя ему право на получение ТМЦ у поставщика по заключённому договору.

В зависимости от функций и объёма полномочий, доверенности могут быть:

1. Генеральная (общая) - предоставляет круг полномочий доверенному лицу на реализацию полного комплекса различных юридических действий.
2. Специальная – предоставляет полномочия на реализацию однородных (связанных между собой) юридических действий.
3. Разовая – предоставляет полномочия для реализации одного определённого вида действия.

Документ на получение ТМЦ относится к специальным видам доверенностей, так как уполномочивает ответственное лицо выполнять ряд однородных действий, то есть получать товар у поставщика.

Доверенность на получение ТМЦ может быть:

Юридическая наука устанавливает нормы, для чего нужна доверенность. Законодательство предоставляет право или обязанность лиц по заключению доверенностей с целью охраны и безопасности юридических и гражданских прав сторон.

Предназначение доверенности как правового акта состоит в том, что она является подтверждением полномочий поверенного перед третьими лицами от имени доверителя. В ней также фиксируется круг определённых прав и обязанностей поверенного, что значительно минимизирует неправомерные действия с его стороны. При этом сама доверенность выдается на совершение только правомерных действий.

Хотите знать, как начисляются декретные в 2014 году? Смотрите здесь.

Порядок учёта и хранения доверенностей на получение ТМЦ

Как и любой документ, доверенность на получение товарно-материальных ценностей подлежит строгому учёту. Их хранение также имеет свои нюансы, о которых речь пойдёт ниже.

Журнал регистрации

Любая доверенность, выдаваемая от имени организации, должна быть составлена в письменном виде с соблюдением норм законодательства. Она может быть составлена в произвольной форме или с применением специальных бланков форм М2 и М2а. Данные формы и процедура выдачи утверждены постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.97 и инструкцией Минфина №17 от 14.01.1967.

В случае выявления недостачи товара, оформляется форма 3-1 доверенности, утверждённая МФ РК №216.

Инструкция № 17 возлагает обязанность регистрации доверенности на бухгалтерию, которая под расписку выдаёт её получателю.

Формы М2 и М2а отличаются между собой наличием отрывных корешков на бланке, которые соответственно подлежат различной регистрации. Доверенность формы М2, регистрируется только на отрывных корешках, которые обязательно подшиваются в специальную книгу учета в хронологическом порядке.

Данная книга перед началом оформления доверенностей:

Форма М2а используется на тех предприятиях, на которых получение товара носит массовый характер. Такие доверенности подлежат регистрации в специальном журнале учёта.

Журнал учёта должен быть пронумерован, прошит и содержать графы и строки для заполнения:

1. Порядковый номер доверенности.
2. Дата её выдачи.
3. Срок действия.
4. ФИО и должность лица, на которого выдаётся доверенность.
5. Данные поставщика.
6. Дата и порядковый номер наряда или документа его заменяющего.
7. Подпись поверенного.
8. Дата и порядковый номер документа, подтверждающий выполнение определенного поручения.

Книги и журналы учета и регистрации должны храниться у должностного ответственного лица организации.

Доверенности, оформленные на получение товара, независимо от их формы хранятся 5 лет:

Здесь можно скачать журнал регистрации доверенностей:

Ответственные лица

Ответственными лицами являются:

1. Главный бухгалтер, который обеспечивает правильность выдачи, регистрации доверенностей и контроль за их оформлением. Он же проводит инструктаж всех поверенных лиц про порядок предоставления документа и выполнения соответственных поручений. В компетенции главбуха также контроль за надлежащим использованием выданных доверенностей и за неиспользованными бланками и порядок хранения данной документации.
2. Лицо, на которое оформлена доверенность, является материально ответственным. С ним может быть заключён письменный договор о материальной ответственности. Поверенный, получивший от поставщика ТМЦ, обязан бережно к ним относиться и принимать соответствующие меры по недопущению ущерба. Он так же должен сообщать руководству предприятие о возможных обстоятельствах, которые могут угрожать сохранности ТМЦ.

Если вред ТМЦ причинен не по вине работника, то он не несет материальной ответственности .

Нужна ли доверенность директору?

У многих бухгалтеров предприятий возникает вопрос: обязательно ли оформление доверенности на директора? Согласно законодательным нормам, директор как единственный исполнительный орган предприятия, выступает от имени и в защиту прав юридического лица на основании уставных документов.

По правилам оформления, доверенность выдаётся уполномоченному лицу и подписывается руководителем данного предприятия.

Соответственно директор не может оформить доверенность сам на себя. Поэтому он ее оформлять не должен.

А для получения товара достаточно предъявить один из указанных документов:

Но юридическое лицо может назначить директора определённого представительства или филиала. В таком случае руководитель будет действовать на основании генеральной доверенности. Ее директор должен предъявить поставщику.

Выдача документа не сотруднику предприятия

Доверенность на получение товара может быть оформлена на сотрудника предприятия и другого лица не являющимся его работником.

На практике нередко возникает ситуации, когда получение товара сотрудником предприятия невозможно. В таком случае законодательство даёт право получения другим лицам по доверенности. Следовательно, не сотрудник предприятия обязан получить доверенность по общим правилам и предъявить её продавцу.

Нужна ли доверенность другим лицам?

При получении товара от ИП не требуется предъявлять доверенность. Ему достаточно предъявит паспорт или свидетельство о госрегистрации ИП.

Доверенность от физического лица физическому лицу обязательно должна быть оформлена в соответствии с законодательством.

Оформление доверенности на юридическое лицо – не допускается, необходимо оформлять ее только на физическое лицо.

Правила заполнения (+образец)

Внесение реквизитов

Согласно Инструкции, отпуск ТМЦ не производится в случае, если доверенность оформлена с нарушениями заполнения реквизитов.

Алгоритм заполнения реквизитов на лицевой стороне в порядке убывания (сверху вниз):

1. Название организации в соответствии с учредительными документами (полное или сокращённое).
2. В верхнем правом углу — код ОКПО, присвоенный государственным органом при регистрации.
3. Порядковый номер бланка, согласно регистрационным данным.
4. Дата выдачи, согласно регистрации в книге (журнале) учёта. Без этих данных доверенность является недействительной.
5. Срок действия. В графе указывается последний день, когда доверенность имеет юридическую силу.
6. Наименование и адрес потребителя (поставщика)- указывается в соответствии с уставными документами.
7. Наименование и адрес плательщика – указываются все достоверные данные организации, которая выдала доверенность. В данной графе также можно указать расчётные счета, открытые в финансовых учреждениях.
8. Данные лица, на которого выдана доверенность – Ф.И.О, должность (в дательном падеже).
9. Паспортные данные доверенного лица (№,серия, кем выдан, дата выдачи).
10. Полное наименование продавца (поставщика).
11. Название документа, дата и номер, согласно которому выдаются ТМЦ.

Заполнение остальных полей

Лицевая сторона доверенности формы М2 содержит отрывной корешок, который также подлежит заполнению. Все данные для его заполнения точно такие же, как и у основной формальной ее части. Поэтому заполняется она также.

Оборотная сторона бланка содержит сведения о получаемом товаре. Их перечень заполняется в случае не указания таких данных на лицевой стороне.

Вносятся следующие записи:

1. Порядковый номер товара.
2. Название материальных ценностей.
3. Единица измерения.
4. Количество – вписывается прописью и с большой буквы.

Если после полного заполнения остаются пустые ячейки, в каждой из них следует поставить прочерки.

В конце документа поверенное лицо ставит свою личную подпись, которая удостоверяется подписью руководителя предприятия и главным бухгалтером. На все подписи должна быть поставлена печать.

Доверенность на получение ТМЦ (лицевая сторона)

Доверенность на получение ТМЦ (обратная сторона)

В электронном виде

На каждом предприятии, которое ведёт учёт таких доверенностей. может быть использована электронная автоматизированная база данных. Пустые бланки доверенностей, могут быть в электронном формате документов excel или word.

Такой бланк может быть заполнен в электронном виде, после чего он распечатывается и все уполномоченные лица ставят свои подписи и печать. Обязательно при таком способе, необходимо проверять правильность заполнения всех полей и реквизитов. Или же распечатывается пустой бланк и заполняется лицом, на которого выдаётся доверенность от руки.

Существует ещё способ для бухгалтеров — выписка доверенности из 1С. Такой способ упрощает данную процедуру и сокращает время набора реквизитов, так как, внеся в базу информацию один раз, она автоматически будет вноситься в нужные разделы.

Смотрите видео о том, как выписать доверенность в программе 1С

Процедура использования доверенности на получение товара и материальных ценностей

Наличие подтверждающих документов

Право на получение товара поверенным подтверждается выданной доверенностью.

При получении товара, поверенный обязан представить:

Поставщик должен проверить все предоставленные документы и сверить все реквизиты. После этого оформляется товарная накладная, в которой обязательно указываются реквизиты лица, получившего товар.

Оригинал доверенности остается у поставщика, который прикрепляется к отгрузочному документу и сдаётся в бухгалтерию.

Доверенность, выданная на постоянное получение товара по различным накладным, храниться у поставщика до истечения срока её действия. Доверенность в данном случае передается при первоначальной отгрузке товара, а после истечения указанного срока - в бухгалтерию.

Факт передачи товара и принятие его покупателем подтверждается исключительно совокупностью двух документов – доверенностью и товарной накладной. Одного документа – недостаточно.

Нужны примеры названий ООО? Смотрите здесь.

Выплаты по больничному листу можно рассчитать самостоятельно. Читайте, что для этого нужно.

Срок действия

На какой срок выдаётся доверенность, устанавливается индивидуально для каждого случая, исходя из способа получения и вида товара.

Если данный период прямо не указан, то по общим правилам считается, что выдана годовая доверенность.

По истечении установленного срока – доверенность будет являться недействительной.

Срок действия начинается течь с даты выдачи документа. Если такая информация отсутствует – доверенность считается ничтожной.

С 1 сентября 2013 года, согласно законодательным изменения в ГК России, доверенность может выдаваться на любой срок. Все доверенности на длительный срок, выданные до 2013 года, ограничены общим сроком действия – 3 года.

Возврат неиспользованного бланка

Неиспользованный бланк должен быть возвращён на предприятие. В таком случае, в корешке книги учета или в журнале делается соответствующая запись. А на самом бланке доверенности, делается надпись «Не использована» который должен храниться у ответственного лица до конца отчётного периода.

После его истечения неиспользованные бланки уничтожаются, с обязательным составлением соответственного акта.

Когда доверенность признаётся недействительной?

Доверенность признается недействительной в случае:

1. Неправильного заполненного или пустого бланка доверенности. Не должно быть исправлений и различного рода помарок.
2. Если на бланке не указаны сроки выдачи документа.
3. Отсутствие, хоть одной законодательно установленной подписи на документе.
4. Если поставщик получил от получателя письменное сообщение об аннулировании данной доверенности.

При заполнении и выдаче доверенности на получение ТМЦ следует придерживаться тех же принципов, что и для другой документации: аккуратность и скрупулёзный учёт.

Скачать бланк доверенности на получение ТМЦ можно здесь:

Источники: class365.ru, naar.ru, business.rin.ru, ipopen.ru