Для получения продукции и материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность на получение материалов.
Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию организации документы о получении ценностей и сдаче их на склад. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока их действия, о чем делается отметка в корешке книжки доверенностей или журнале учета выданных доверенностей.
Срок действия доверенности зависит от возможности получения и вывоза ценностей, но не должен превышать 15 дней.
Доверенности: правила оформления и обращения
Юсипова Е.Г. | заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией
Окончание статьи, начало в № 4, 5 и 6` 2010
Демонстрируем два способа регламентации работы с доверенностями в организации: путем фиксации в приказе общего порядка работы и путем утверждения специальной подробной инструкции.
В завершении мы разъясняем порядок ведения регистрационного дела доверенностей и сроки хранения, которые вам нужно соблюдать.
Д оверенность - это прежде всего документ, поэтому его нельзя рассматривать отдельно от общего документооборота компании. А раз так, то как и для любого другого документа, должен быть определен порядок его оформления и составления, согласования, подписания, регистрации, выдачи, хранения, порядок отзыва, контроля исполнения доверенностей. Если с порядком отзыва мы разобрались в прошлом номере журнала, то с остальными перечисленными задачами предлагаем разобраться сейчас.
Способы регламентации работы с доверенностями
утверждение общего порядка выдачи и регистрации доверенностей приказом организации (Пример 20)
утверждение Инструкции о порядке подготовки, выдачи, учета, отзыва и контроля исполнения доверенностей (Пример 21).
Пример 20
Свернуть Показать
В том случае, когда Предприятие выдает большое количество доверенностей, порядок работы с доверенностями требует более четкой регламентации, поэтому такой порядок может закрепляться в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по подготовке, учету, выдачи, отзыву и контролю использования доверенностей.
Общие положения.
Нормативные ссылки.
Общие правила работы с доверенностями на предприятии:
Порядок оформления запроса на подготовку доверенности.
Подготовка доверенностей (ответственные, оформление на фирменном бланке, разработка типовых форм доверенностей, требования к тексту доверенности).
Подписание, проставление оттиска печати, регистрация и выдача доверенностей (ведение журнала регистрации доверенностей).
Порядок отзыва доверенностей.
Контроль исполнения доверенностей.
Порядок ведения регистрационного дела доверенностей.
Ответственность по Инструкции.
Порядок пересмотра Инструкции.
Документ. Доверенность: порядок оформления, использования и учета
Доверенность:
порядок оформления, использования и учета
Общеизвестно, что доверенность является документом строгой отчетности. Такой ее статус определен в Инструкции N 99* и в Правилах N 98**. Поясним значение этого понятия. Документы строгой отчетности - документы, которые изготавливают, оформляют, регистрируют и учитывают в соответствии со специальными требованиями, установленными законодательством. Интересно, что, называясь так, они не требуют особой отчетности (ни управленческой, ни финансовой, ни налоговой).
Доверенность - письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому (доверенному, представителю) для представительства перед третьими лицами (ст.64 ГКУ***). Понятно, что выдавать доверенности могут как юридические, так и физические лица. Нас же интересуют доверенности, выдаваемые предприятием на получение ценностей. Таким образом, доверенность дает право представителю предприятия-покупателя получить активы у предприятия-поставщика.
Требования к оформлению
и регистрации
Поскольку доверенность относится к документам строгой отчетности, в действующем законодательстве предусмотрены такие требования к ее оформлению:
1. Все реквизиты доверенности должны быть заполнены. Запрещено выдавать доверенности, которые не заполнены (даже частично!).
3. Перечень ценностей в бланке доверенности приводят обязательно с указанием названия и количества ценностей для получения (независимо от того, есть ли такие сведения в документах на отпуск).
4. Доверенность обязательно должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером, либо заместителями руководителя, главного бухгалтера, либо лицами, которые на это уполномочены. При ведении учета централизованной бухгалтерией ее подписывает главный бухгалтер централизованной бухгалтерии или его заместитель.
5. Заверение доверенности на получение ценностей печатью предприятияпокупателя обязательно. А вот нотариальное заверение не требуется.
6. В ней должны быть указаны данные паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя товарно-материальных ценностей.
7. Доверенность должна содержать образец подписи лица, на которое она выписана.
8. Все исправления, внесенные в доверенность, должны быть подтверждены подписями тех же лиц, которые ее подписали. При этом неправильный текст зачеркивают (одной чертой) так, чтобы можно было его прочитать. Над зачеркнутым надписывают правильный тест. Исправленную ошибку подтверждают надписью "исправлено".
Выписанную доверенность обязательно регистрируют в журнале. Его форма установлена Инструкцией N 99. Образец заполнения журнала регистрации доверенностей мы привели в таблице 1.
Таблица 1
Журнал
регистрации доверенностей
Напомним читателям, что этот журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Порядок использования
доверенностей
Порядок использования доверенностей регулируется ГКУ и Инструкцией N 99.
Предприятие-покупатель обязано выдавать своему работнику доверенность для получения сырья, материалов, топлива, других товарно-материальных ценностей, а так-же нематериальных активов, денежных документов и ценных бумаг.
- в одном экземпляре, если ценности должны быть получены с одного склада
- в нескольких экземплярах, если ценности должны быть получены с разных складов поставщика либо их перечень не помещается на одном бланке.
Что касается срока действия доверенности, то о нем можно сказать следующее (см. таблицу 2).
Таблица 2
Срок действия доверенности
Журнал учета доверенностей, выданных на получение ТМЦ
Журнал учета доверенностей, выданных на получение товарно-материальных ценностей - применяется для регистрации доверенностей.
Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу. (Гражданский кодекс РФ, от 30.11.1994 № 51-ФЗ, Часть 1, Статья 185)
Согласно Инструкции Министерства Финансов СССР от 14.01.1967 г. №17 О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности:
Доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу. Доверенности регистрируются бухгалтерией предприятия, организации, учреждения или централизованной бухгалтерией. Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается. Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней.
Книга учета доверенностей образец - добавлен свежий архив