Случается, что в учреждении или какой-либо фирме требуется съездить куда-то. Зачастую сотрудники используют в этих целях такси.
Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена. Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях. Рассмотрим их подробнее.
Поездка на такси. Необходимость или излишество?
Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.
Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами.
В таких случаях выручить может вызов такси.
Зачастую, излишеством такси может оказаться тогда, когда для доходов фирмы извоз сотрудников с помощью такси окажется чересчур затратным. Исходить из этой точки зрения может не только руководитель, но и налоговые службы, и этого стоит опасаться, так как подобные расходы могут быть не учтены для налогообложения.
Случаи целесообразности
Не так уж много случаев, при которых уместно использование такси. Главными условиями, при которых таковое можно счесть возможным, являются приносимая эффективность, доход от результата или рациональность.
Целесообразность поездок оценивать может сама фирма, однако она должна быть доказуема или обоснована для налоговой службы ввиду списания расходов на них.
Поэтому поездку на такси считать уместной в тех случаях, когда причинами для них являются:
отсутствие прямого маршрута к аэропорту или вокзалу, откуда надлежит отбыть в командировку, или сложность маршрута общественного транспорта
перевозка большого багажа
перевозка предметов высокой ценности или важных документов
срочность решений по хозяйственной деятельности предприятия или возможность ее срыва (например, поставки материалов)
отсутствие доступа к другому транспорту, то есть в позднее время суток, что может также подтвердить чек, выданный таксистом, который необходимо приложить к служебной записке
срочность проводимой встречи с контрагентами и нерегулярность езды общественного транспорта
Превышение полномочий
Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными. Это возможно в нескольких случаях. Во-первых, это может быть надуманная необходимость в такой поездке. Например, добраться в нужное место можно было с помощью общественного транспорта или пешком.
Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке.
Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси. Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет. Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные.
В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику.
Проводки по депонированной зарплате осуществляются в момент начисления. Подробнее здесь.
Служебная записка на оплату такси
Служебная записка необходима для диалога между отделами организации, когда недостаточно просто высказать требование, пожелание или нужду, а важно задокументировать обращение от нижестоящего лица к вышестоящему. В случае с компенсацией за проезд на такси нужно писать служебную записку. Ее, как правило, направляют непосредственно начальству, указывая причину для возмещения и связь с деятельностью фирмы.
Образец служебной записки на оплату такси:
Руководителю предприятия
Иванову И.И.
Служебная записка
1.01.2014 №1 г. Иваново
Об оплате такси
Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку. Прошу о компенсации проезда на такси до аэропорта, поскольку вылет был совершен в позднее время суток.
Должность________________ Сидоров С.С.
Обоснование проблемы
Немаловажно, каким образом будут изложены основания в служебной записке. Естественно, что это обоснование должно быть правдивым и содержать неоспоримые факты, подтверждающие невозможность использования другого транспорта, общественного, например.
Обоснование может строиться на основе типа служебной записки: объяснительная (по уже совершенным действиям) или докладная (запрашивающая разрешение на действие).
В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси. Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин. В служебной записке обязательно должен быть указан точный маршрут, места и причины для возможных пересадок, сумма, которая потребуется или потребовалась, дата и время, чтобы подтвердить обоснованность производственных действий.
Кому подавать?
По поводу возмещения расходов на такси нужно обращаться именно со служебной запиской, обращена она должна быть не к бухгалтеру, как может показаться на первый взгляд, а непосредственно к руководителю. Бухгалтер осуществляет в дальнейшем распоряжение руководителя по компенсации расходов на транспорт.
Руководитель же в свою очередь обязан оценить обоснованность совершенных затрат и поставить свою резолюцию: одобрить или же отказать в компенсации.
При одобрении предложения сотрудника руководитель выносит решение и выписывает приказ, в соответствии с которым действует бухгалтер, совершая выплату затраченного работнику.
Смотрите также видео, как оформлять компенсацию работникам проезда на транспорте
Сопроводительные документы
К служебной записке до ее одобрения и впоследствии должны прилагаться сопроводительные документы.
В первую очередь, таким документом является чек от таксиста, в котором указаны километраж, затраты топлива, время, когда был выдан чек, а также данные фирмы и самого водителя, где можно еще раз уточнить всю необходимую информацию.
К сопроводительным документам стоит приложить билет на поезд или самолет, где указано время отбытия. Также обычно добавляется приказ руководителя организации на командировку, где указывается и необходимость использования такси, и служебная записка.
Дальнейшие действия руководителя
Кстати, о приказах. Роль руководителя четко связана именно с ними, поскольку его слово является решающим. Приказ о компенсации расходов сотруднику выписывается руководителем, и он относится к действиям, совершаемым по получении служебной записки от сотрудника.
Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:
поездка связана с командировкой,
поездка связана со служебной необходимостью.
Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии.
В соответствии с приказом сотрудник обязан заполнить предоставляемую бухгалтером форму авансового отчета, которую применяют при выдаче работнику средств на хозяйственные и административные нужды, и указать затраченную сумму.
К авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают экономическую обоснованность выдачи денежных средств. К ним относятся все чеки, транспортные и другие оправдательные документы.
Бухгалтер обязан проверить все данные, подтвердить, что целевое расходование денежных средств было оправданным, а также изучить все сопроводительные документы, правильность оформления и сумму. Также бухгалтер обязан указать на оборотной стороне отчета сумму расхода, принятую к учету. Проверенный отчет предоставляется руководителю, который его утверждает, затем бухгалтер его принимает к учету. Компенсация выдается работнику по кассовому ордеру.
Остаток от неиспользованного аванса сдается сотрудником с помощью приходного кассового ордера. По расходному кассовому ордеру сотруднику бухгалтерии может быть сдан перерасход по авансовому отчету. На основании авансового отчета происходит списание денежных сумм.
Каждый предприниматель должен знать, как снять ККМ с учёта. Смотрите здесь.
Статистика по оффшорам свидетельствует, что это прибыльное дело. Статья расскажет подробнее.
Приказ
Руководитель выписывает приказ на возмещение расходов на такси сотруднику, и никто другой. Форма написания приказа является свободной, не унифицированной и производится на бумаге формата А4.
Руководитель предприятия, если такие ситуации не редки, может выписать общий приказ о процедуре выплат компенсации расходов сотрудникам, руководствуясь которым будет действовать бухгалтер.
В этом случае можно будет точно определить, что именно и в какой срок обязан сделать работник, чтобы получить свою компенсацию, какие документы приложить. Таким приказом можно предусмотреть конкретные ситуации, при которых члены трудового коллектива смогут использовать такси, не получая предварительно денежные средства под отчет.
Еще стоит отметить, что руководителю, одобряющему поездку на такси, стоит упомянуть в ряде причин и тот факт, зачем вообще потребовался сторонний транспорт. То есть следует пояснить, что фирма не содержит служебного транспорта, а сотрудники не имеют личного.
Налогообложение
Расчет налогов с компенсаций сотрудникам проезда на такси производится в соответствии с системой налогообложения, используемой организацией. При расчете не учитывается НФДЛ в полном объеме, так как затрачиваемые сотрудником средства на поездку в такси не являются его личной экономической выгодой.
Если фирма используется общую систему налогообложения, значит налог на прибыль составляет 20%.
При расчете общей прибыли бухгалтер высчитывает расходы, которые уменьшили прибыль, понесенные в результате принесшей доход учреждению деятельности, в том числе и превышенная оплата за проезд, среди которых расход на проезд в такси.
Чтобы их можно было учитывать по ОСН, необходимо представить следующие документы:
билет на поезд, самолет или иной транспорт (если таковые имелись),
кассовый чек,
служебная записка.
Если организация использует упрощенную систему страхования, налогообложение расходов на проезд в такси будет зависеть от объекта, облагаемого налогами.
Это могут быть:
объект «доходы» - в этом случае расходы на проезд в такси не оказывают влияния на налоговую базу
объект «доходы минус расходы» - необходимо заплатить 15% от общих доходов, исключая расходы. В этом случае расход на такси действительно играет роль, но его необходимо подтвердить документально. Также налоговую базу уменьшают суммы по налогу добавленной стоимости
При следовании системе налогообложения ЕНВД оплата производится по вмененному доходу. Следовательно, расходы на проезд не оказывают влияния на налоговую базу. Если расходы на такси не имеют документального подтверждения, в этом случае предприятие имеет право возместить их своему сотруднику, но расчет налогов будет вестись иначе и учитываться такие расходы не будут.
Как написать служебную записку о повышении
Укажите дату составления докладной записки и регистрационный номер исходящего документа. Ниже сообщите кратко, в чем состоит суть обращения, к примеру, «о повышении должностного оклада». Далее приведите основания для предложенных вами изменений. Это может быть повышение квалификации работника, увеличение рабочей нагрузки или объема продаж. Здесь сошлитесь на существующие документы, подтверждающие необходимость изменений.
В заключительной части докладной сообщите ваше предложение, указывая конкретные цифры повышения оплаты труда и дату, с которой вы просите внести изменения в существующий порядок расчетов.
Служебная записка образец
В первую очередь, служебная записка – это внутренний документ компании, носящий справочно-информационный характер. Содержание документа обычно освещает отдельный деловой вопрос, который касается работы определенного подразделения предприятия. Часто решение такого вопроса требует участия других сотрудников и отделов.
Служебными записками обычно обмениваются сотрудники, занимающие равные должности и не находящиеся друг у друга в подчинении.
Форма составления данного документа произвольная и законом никак не закреплена. При его формировании обычно указываются такие данные, как дата, номер составляемого документа, ФИО адресата, заголовок, кратко освещающий предмет обсуждения и текст с подробным описанием вопроса.
Служебная записка подписывается с указанием полного ФИО и должности.
Главная цель создания служебной записки – документально засвидетельствовать взаимодействие между отделениями компании. Документ позволяет компетентным специалистам вести диалог внутри предприятия, без привлечения вышестоящего начальства.
Служебная записка для командировки образец
К служебной записке прилагается приглашение принимающей стороны и его перевод на русский язык. Иваново Об оплате такси Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку. Оно может быть выражено в резолюции на служебной записке. Служебные командировки Вверх Образец приказа, требования к индивидуальному приглашению ›. Скачать бланк служебного задания для направления в командировку форма Т-10а и образец заполения. И если нужен приказ об отмене командировки, так каким образом он должен выглядет? МФТИ: - за счет средств темы, проекта – служебная записка, подтверждающая финансирование, от распорядителя средств (образец 3). Образец приказа, требования к оформлению служебной записки для оформления сметы на расходы. Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в. Предлагаем скачать образец заполнения служебного задания на примере формы Т-10а.
Как написать служебную записку о повышении? (1 из 2)
Для того чтобы отправляться в кабинет руководителя с просьбой или даже требованием повышения заработной платы, нужно быть человеком не из робкого десятка, уверенным в себе и смелым. Многие работники, опасаясь вызвать гнев своего начальства, помалкивают на своих насиженных местах, где зарплата не поднималась уже несколько лет. Зато, как известно, регулярно повышаются цены на коммунальные услуги, продукты питания, одежду, проезд т.д. Как же быть? Ждать, когда добрый директор возьмет и сам поднимет оклад своим работникам? Кто-то в это верит? Если нет, то пора действовать, а не сидеть, сложа руки!
Понадобится чистый лист формата А4. А еще лучше будет, если служебная записка о повышении заработной платы, образец которой, скорее всего, должен быть у секретаря или офис-менеджера, будет написана именно на таком бланке. Чтобы все было официально и выглядело серьезно. Потому что вопрос этот действительно очень важный и во многом решающий.
