Генеральному директору ОАО "Кувшинниковская макаронная фабрика" Б.А. Балакову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О необходимости создания филиала предприятия в г. Белые Камни
Во исполнение Вашего распоряжения отделом развития производства во взаимодействии с группой маркетинга и группой обеспечения рассмотрена целесообразность организации филиала предприятия в г. Белые Камни. При рассмотрении данного вопроса были приняты во внимание:
1. Основные показатели развития предприятия за 2010 г. (выписка из годового отчета на 3 л. прилагается).
2. Экспертная оценка эффективности деятельности филиала (справка начальника группы маркетинга на 1 л. прилагается).
3. Расчет обеспечения деятельности филиала (справка начальника группы обеспечения на 2 л. прилагается).
4. (другое - указать конкретно).
По результатам рассмотрения перечисленных документов, анализа содержащихся в них сведений сделаны следующие выводы:
1. Рекомендовать руководству предприятия формирование и последующую организацию (в течение 2011 г.) деятельности филиала N 1 ОАО "Кувшинниковская макаронная фабрика" в г. Белые Камни. Расчетная производственная мощность филиала -. предельная штатная численность на 2011 г. -. работников.
2. Общее руководство формированием филиала возложить на заместителя генерального директора по персоналу И.Ю. Иванову. Последующую организацию деятельности филиала - до назначения штатного руководителя - возложить на заместителя главного инженера предприятия А.И. Тарасова.
3. (другое - указать конкретно).
Пример оформления служебной записки СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Кому: заместителю генерального директора по персоналу — начальнику службы персонала
И.И. Иванову117 От кого: от начальника отдела кадров М.М. Михайловой
Дата: 2 февраля 2004 г.
Тема: проект изменений к штатному расписанию на текущий год
В соответствии с Вашими указаниями от 20 января с.г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 4 листах).
При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания с 1 апреля с. г.
Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается (на 1 листе).
(подпись) М.М. Михайлова118
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись) П.П. Попова
01.02.2004
Начальник отдела труда и заработной платы
(подпись) A.A. Александров
01.02.2004
Исп. приложений Е.Е. Егорова (111-22-33)119
Приложение 47 Образец оформления акта. Наименование предприятия (организации, учреждения) АКТ №
Итого
документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения
в учетные документы _
подпись, расшифровка подписи
Дата Унифицированная форма № ‘Г-73 Утверждена постановлением
Госкомстата России от 06.04.01 №26 Отчетный
период с по М.П.
(наименование структурного подразделения)
АКТ
работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы
Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
И.И. Наделяева, главный специалист по кадровому учету и аудиту ООО «Юридическое агентство "ПРОФЕССИОНАЛ"»
На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.
В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка (код 0286041 по ОКУД* ) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
Определения докладная записка как самостоятельного понятия в законодательстве нет.
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.
Виды докладных записок
По содержанию докладные записки подразделяются:
на инициативные
информационные
отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
на внешние
внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
наименование организации
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА)
дату
индекс
место составления
адресата
заголовок к тексту
текст
подпись руководителя
фамилию исполнителя, номер его телефона.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
Внешняя докладная записка
Составление и оформление служебных записок необходимо в работе любой организации. Умение грамотно и содержательно их оформлять во многом определяет качество и оперативность информационного обмена внутри организации.
Рассмотрим определения служебной записки из разных научных и учебных источников.
В журнале Организация документооборота на предприятии, в статье Оформление реквизитов служебного письма от 25 декабря 2009 г дается следующее определение служебной записки: Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Служебные записки составляются по вопросам:
материально-технического,
информационного,
хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу. [1]
Из данного определения мы видим, что автор не разграничивает понятия служебная и докладная записка.
В журнале Секретарь-референт №6 2003 в статье Докладные и служебные записки дается следующее определение служебной записки: Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.
Служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. [2]
Из определения следует, что служебная записка - документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.
В учебнике М.И. Басакова Делопроизводство. Конспект лекций дается следующее определение служебной записки: Служебная записка- форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетный характер. [3]
По сравнению с предыдущими двумя определениями, последнее конкретизирует понятие служебная записка, наиболее точно определяет его назначение.
В учебнике Милехина Е. В. Стратегия письменных коммуникаций дается следующее определение служебной записки:
Служебная записка - это письменное сообщение для использования внутри организации. [4]
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:
Запрос информации
Выдачу инструкций
Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка)
Объявления (извещения).
При передаче инструкций с помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого читателя не осталось без ответа. В то же время старайтесь избегать пережевывания и повторения очевидного.
Сопроводительная служебная записка представляет читателю более длинное сопровождаемое сообщение. При этом Вы можете выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать его основные положения.
Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещения персонала, встречи или изменения в деловой политике компании. Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногда они могут предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений компании. [4]
Из данного определения следует, что фактически, служебная записка - это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации. Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз.
Следует отметить, что определение из учебника Милехиной Е. Стратегия письменных коммуникаций является более емким и носит более информационный характер.
В учебнике М.И. Басакова Делопроизводство. Конспект лекций предлагают следующий макет служебной записки:
Макет служебной записки представлен в приложении 1 [3].
В макете служебной записки следующий состав реквизитов:
адресат
наименование вида документа
текст,
подпись
дата.
Состав реквизитов в макете является не полным: отсутствует регистрационный номер и дата документа, не предусматривается заголовок к тексту, а также наименование структурного подразделения, наименование организации. Как и в образцах, отсутствуют резолюция, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направление его в дело.
Существенным недостатком данного макета является отсутствие 11 и 12 реквизитов, поскольку эти взаимодополняющие реквизиты придают документу юридическую силу.
Не предусмотрено проставление отметки об исполнителе, которая указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения.
Не предусмотрено проставление резолюции, которая отражает результат рассмотрения документа руководителем.
Не предусмотрена отметка об исполнении документа и направлении его в дело, которая свидетельствует о том, что работа над документом закончена.
В макете реквизит Подпись включает в себя дату подписания, что противоречит ГОСТу.
Таким образом, отсутствие важных реквизитов в макете не позволяет использовать его в качестве идеального образца служебной записки, т.к. он является недоработанным.
Рассмотрим образец служебной записки № 1[1]
Реквизитами данной служебной записки являются:
наименование структурного подразделения,
наименование вида документа,
Образец служебной записки
КОНСАЛТИНГОВАЯ ФИРМА «ПРОМЕТЕЙ»
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Исполнительному директору Н. И. Боровому
14 декабря 2003 г.
Корректировка штатного расписания на 2004 г.
Согласно Вашим указаниям от 20 октября с. г. мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I–III кв. текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»).
Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.
Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи – в приложении 2.
Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.
Старший консультант отдела
правового обслуживания
___________ Михайлов Ю. В.
сигнатура (факсимиле)
Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство) заявление-жалоба заявление-объяснение (объяснительная) заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).
Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.
Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:
Главному энергетику обувной фабрики
Копия: заместителю директора фабрики
по материально-техническому снабжению
Пример адресации заявления-просьбы:
Декану гуманитарного факультета Донского
государственного технического университета
И.И. Михайлову
Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:
ЖАЛОБА
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обращаюсь с жалобой на. Представляю письменное объяснение. Ставлю Вас в известность. и т. п. Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление, Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г. Прошу Ваших указаний. Прошу ответить. Прошу принять меры.
Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже наименования. После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется):
Прошу предоставить мне учебный оплачиваемый отпуск с 10 января 2003 г. по 1 февраля 2003 г. для сдачи экзаменационной сессии в Ростовском государственном техническом университете.
Справку-вызов из университета за № 151 прилагаю.
Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления:
29 декабря 2003 г.
Подпись содержит полное официальное наименование должности отправителя, его личную роспись (сигнатуру), фамилию и инициалы. Размещается подпись интервалом ниже основного текста, правее даты написания заявления, при этом личная роспись и ее расшифровка выносятся во вторую строку, размещаемую под первой:
Студент вечернего факультета группы ВОП -11-4
_______________ Морозов И. И.
сигнатура
Заведующая кафедрой русского языка как иностранного
_______________ Иванова Н.Д.
сигнатура
Ниже реквизита подпись рекомендуют оставлять свободное пространство для написания резолюции.
Образец заявления
Декану Северо-Кавказской академии
государственной службы (Ф.И.О.)
студента 1 курса, группы. Ф.И.О.
Заявление
Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.
Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.
25.03.2003 (подпись)
Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.
Отдельные виды документов, например, договор, доверенность, используются для реализации юридических, информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. документационный обмен идет по горизонтали.
Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, учредительный договор содержит сведения:
- о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью о размере и составе уставного капитала
- о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале
- о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.
Трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).
Договор (контракт) – фиксирует соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. В этом случае содержание договора составляют следующие сведения:
- наименования сторон (полное и сокращенное название) наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения
- наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа
- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации срок действия договора начало и окончание работ по договору стоимость работ и порядок расчетов порядок сдачи и приемки работы
- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства
- переход права собственности и риски порядок разрешения споров
- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора. (Пример текста договора дан в приложении.)
Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).
Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.
Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тексте официальной доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица организация, в которой производятся действия по доверенности вид действий образец подписи лица, получившего доверенность срок действия доверенности.
В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются:
наименование документа
место и дата написания
основной текст
удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.
Образец личной доверенности
ДОВЕРЕННОСТЬ
Ростов-на-Дону, десятое марта две тысячи третьего года.
Я, Антонова Мария Николаевна, проживающая в г. Батайске, ул. Пушкинская, д. 32, доверяю Демченко Ивану Петровичу, проживающему в г. Ростове-на-Дону, ул. Горького 140, кв. 1, получить в кассе завода Ростсельмаш причитающуюся мне заработную плату за октябрь, ноябрь, декабрь две тысячи второго года.
В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.