Правила перепечатки данного материала (трудового договора) на другой сайт

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде-

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Перепечатка данного материала в бумажные газеты и журналы возможна только при условии размещения рядом с ним рекламного сообщения нашей компании. Текст и размер рекламного сообщения согласовывается дополнительно по e-mail

СКАЧАТЬ  другие материалы по кадрам из Пакета Кадровика: пошаговые процедуры, книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>

Обмен образцами документов (выложить, скачать) на форуме по кадрам Обмен документами  >>

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!».

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Требования к бланкам документов предприятия

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный нераз­борчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о пред­приятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименова­ние предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому реко­мендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный ком­плекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Большая часть доку­ментов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланки формата A3 (297х420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.п.

Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия:

· бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений)

· бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

На бланке для внешних документов указываются: эмблема пред­приятия наименование предприятия почтовый адрес предприятия банковские реквизиты номер контактного телефона номер телефакса дата и номер письма реквизит «На №___от____», в котором ука­зывается дата и номер того письма, на который предприятие дает от­вет.

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продоль­ным расположением реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предпола­гает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т. к. пра­вый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов угловое располо­жение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходи­мы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на ино­странном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля.

· левое — 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),

· верхнее — не менее 10 мм,

· правое и нижнее — не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номе­ра телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов (например, «заголовок к тексту», «адресат») удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части по­стоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.

Общие правила оформления управленческих документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

· юридическую силу документов

· оперативное и качественное составление и исполнение документов

· организацию быстрого поиска документов

· более активное использование компьютера при составлении документов

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 - государственный герб». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит «3 - изображение наград» также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 - эмблема организации

7 - наименование организации

9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке

10 - название вида документа

11 - дата

12 - индекс (№) документа

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа

Объяснительная записка

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 Порядок применения дисциплинарных взысканий

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект необходимости оправдаться (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

См. также образец требования о даче письменных объяснений в статье Подложные документы для приема на работу

Затребование письменных объяснений

Итак, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно требование , потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно затребовать письменное объяснение 1. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок - происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо - исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж чужой человек.

Следует помнить, что дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок - 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Пример 1

Письменное требование объяснений у работника

Лекции по делопроизводству

Делопроизводство . Лекции по делопроизводству . Лекция Зав. района Н.И. Пирогов ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - это док -т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или.

Объяснительная записка Директору центра Кадры 01.11. 2002 №21 Н.И. Иванову О срыве занятий в группе секретарей-референтов 31 октября 2002 года на.

Делопроизводство [нестрогое соответствие ]

Право, Делопроизводство . Рефераты. события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов) Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах резолюция, визы.

Начальник цеха 55 личная подпись А.Ф. Валов Иванова 6-30-33 Образец объяснительной записки Цех 55 Директору ПО Севмашпредприятие Пашаеву А.А.

Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа [нестрогое соответствие ]

Педагогика, Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа, Диплом. и некоторые другие аспекты.[8] Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: - законодательные акты Российской Федерации в сфере.

почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и.

Делопроизводство . Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии, Диплом. В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. [32] Казуто А. Шесть вопросов на тему.

41] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. [42] Максимович Г.Ю.

Делопроизводство [нестрогое соответствие ]

Маркетинг, Делопроизводство . Реферат. по личному составу 4.1 Заявление 4.2 Автобиография 4.3 Характеристика 4.4 Контракт 4.5 Приказ по личному составу 5. Современно-деловое письмо 5.1.

г. Nо. _ г. _ о приеме на работу по контракту на должность главного бухгалтера 1. _ считать принятым (указать фамилию, имя, отчество) на должность.

Делопроизводство . Разработка комплекса деловой переписки фирмы, Курсовая. слова, различающиеся значением (в данном случае не встречаются) синонимы - это слова с одинаковым или очень близким значением (фирма - организация.

Кирова, 12 тел (085) 22 36 10 факс (085) 22 30 20 от 25.01. 2002 № 112 на №__113____от__20.01. 2002 _ О получении информации Уважаемый Николай Николаевич.

Реферат по делопроизводству с вопросами: Подготовка документов к архивному хранению, Правила оформления реквизитов №№16, 19, 20, 22, Контракты. [нестрогое соответствие ]

по делопроизводству с вопросами: Подготовка документов к архивному хранению, Правила оформления реквизитов №№16, 19, 20, 22, Контракты (договоры). внимание: - четкой формулировке прав и обязанностей сторон - возможности расторжения контракта любой из сторон - санкциям к каждой из сторон за.

место составления - наименования сторон (полные названия организаций) - предмет контракта - условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки.

Управление, Формирование команды для реализации проекта, Диплом. также льготы, на которые может рассчитывать работник, и условия их получения. * Дата начала действия контракта (договора) и дата его окончания, если.

Russia, освобождение от нее происходит в любое время независимо от других участников, направив об этом извещение всем участникам BMW Group Russia и.

Менеджмент, Формирование команды для осуществления проекта. Диплом и связанное с ним. также льготы, на которые может рассчитывать работник, и условия их получения. * Дата начала действия контракта (договора) и дата его окончания, если.

Russia, освобождение от нее происходит в любое время независимо от других участников, направив об этом извещение всем участникам BMW Group Russia и.

Предпринимательство, Основы документационной системы управления, Реферат. России (Росархив) указано: координация деятельности федеральных органов государственной власти в области. делопроизводства . развития совместно с.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание от­дельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.)* или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступ­ка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдель­ных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные за­писки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок дол­жен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписывают­ся составителем.

Источники: kadrovik-praktik.ru, www.e-ng.ru, www.delo-press.ru, www.ref.by, www.bibliotekar.ru